El registro obligatorio de la jornada laboral en España

¿Sabías que a partir del 12 de mayo de 2019 todas la empresas llevar deben llevar un registro obligatorio de la jornada laboral de todos sus empleados de forma diaria? Esta nueva medida de control servirá para luchar contra la precariedad laboral, una situación muy extendida en España. Aunque las autoridades hayan dado un periodo de gracia para que los empleadores puedan adaptarse a esta nueva normativa, es necesario que desde hoy implanten un sistema de registro de jornada entre sus empleados. Te contamos todo en este post.

 

Nuevo registro obligatorio de la jornada laboral

No son los empleados los que deben encargarse de cumplir esta normativa, sino las propias empresas. Aunque la forma en cómo se realiza el registro es un acuerdo interno, el método que se escoja debe asegurar la fiabilidad de los datos que se registren.

Este registro deberá hacerse día por día, y por cada uno de los empleados. Además de la jornada laboral, se contabilizarán las horas extras, por lo que las empresas deben buscar la máxima optimización en cuanto al sistema de registro que les conviene implantar.

Resumimos a continuación los principales aspectos de esta nueva normativa para las empresas españolas:

  • El horario que se registre deberá ser concreto, desde el inicio hasta la finalización de la jornada del trabajador.
  • Este registro es independiente del tipo de jornada, del contrato o del perfil del trabajador.
  • El sistema que la empresa instale debe ser confiable y fiable, ya que las inspecciones tendrán en cuenta cuántas probabilidades de falsificar esos datos ha tenido la empresa.
  • Los horarios o los calendarios de los trabajadores no se consideran un registro de la jornada laboral.
  • Aunque esta puntualización ya era parte de una normativa anterior, se le deberá entregar a los trabajadores un resumen de las horas extraordinarias en cada periodo de pago salarial.
  • Estos datos de cada registro deberán guardarse durante un periodo de 4 años.

Estos puntos resumen a rasgos generales lo que la empresa debe tener en cuenta para aplicar esta normativa. En el siguiente apartado, vamos a comentar cómo debe realizarse este registro.

 

¿Cómo debe realizarse el registro de la jornada laboral?

La forma en que la empresa realice este registro queda bajo su propia decisión, debido a la cantidad de sectores de actividad y de las necesidades de cada uno de ellos. Aun así, la empresa deberá consultar con los representantes de los trabajadores cuál es la mejor forma de realizar este registro. Los autónomos con empleados asalariados realizar el control de horario.

Asimismo, si existe un convenio para ese sector en cuanto a la modalidad de registro, la empresa deberá adaptarse a él. Es conveniente revisar La empresa tiene disponible tres vías para recopilar estos datos:

 

Sistemas manuales

el formato papel es el clásico, sin embargo es fácilmente manipulable si no se lleva a cabo correctamente. Se recomienda que sea firmado cada día por el trabajador al finalizar la jornada laboral. Estas son las casillas que debería presentar si se elige el formato en papel:

      1. Datos de la empresa y del trabajador correspondiente
      2. El día, la hora de entrada y de salida de ese día. Como hemos dicho anteriormente, el registro es diario.
      3. Un campo específico si se trata de jornada partida, para anotar esos descansos.
      4. Desglose de horas, tanto extraordinarias como ordinarias.
      5. Casilla para la firma.

Sistemas digitales

Son los que mejores opciones ofrecen, ya que recopilan todos los datos necesarios y se almacenan a disposición de la empresa para guardarlos y presentarlos en el caso de tener una inspección laboral. Las grandes ventajas de estos sistemas digitales son:

      1. Permite el registro de una forma rápida y sencilla.
      2. La Inspección de Trabajo “confía” más en este sistema que en el de papel, ya que resulta menos alterable por los empresarios o por los mismos trabajadores.
      3. La mayoría de los sistemas digitales incluyen una aplicación que puede descargarse el trabajador en su dispositivo móvil y crearse un usuario específico.
      4. La posibilidad de obtener los registros de todos los trabajadores a final de mes, a través de un archivo legible en cualquier plataforma.

El sistema de fichaje tradicional ha evolucionado y ha ido adaptándose a las nuevas rutinas de hoy en día. Los software existentes que ofrecen este tipo de registros son muy intuitivos, económicos y útiles para las empresas, sobre todo para adaptarse a esta nueva normativa.

 

 

Diferentes tipos de jornada laboral: ¿cómo registrarlas?

No todos los sectores de actividad tienen las mismas facilidades para registrar la hora de entrada y de salida de sus trabajadores todos los días. Exponemos a continuación algunos ejemplos de los tipos de actividad en los que esta nueva normativa causará revuelo:

 

¿Y si mis empleados trabajan a distancia y no en un establecimiento fijo?

En este caso, lo ideal son las modalidades de registro digitales, que le ofrecen al trabajador la facilidad de utilizar un dispositivo, generalmente su móvil, en el que a través de una plataforma como puede ser una aplicación, podrá realizar un control de sus horarios. Además claro de ir guardando estos datos. Es por ello que los representantes de los trabajadores deberán ponerse de acuerdo con las empresas para encontrar la mejor forma de cumplir con esta tarea de la forma más eficaz y eficiente para ambas partes.

 

Algunos puestos requieren turnos de guardia, ¿qué ocurre en estos casos?

Algunos sectores de actividad como el sanitario, el portuario o el aéreo, requieren que sus profesionales completen sus turnos laborales semanales en función de las necesidades de la empresa. Y además, aunque algunos acaben su jornada laboral, están disponibles para cualquier eventualidad en el que se necesiten sus servicios.

En este caso, se deberá seguir cumpliendo la normativa, puesto que aunque se haya definido como el registro de la entrada y salida del trabajador, no delimita los horarios que éste pueda tener. Por lo que, deberá tenerse en cuenta las horas de trabajo efectivo de cada empleado aunque no se encuentre en el centro de trabajo.

 

En lo referente a la prestación de servicios legales y contables, ¿la normativa dice algo específico?

La imputación de tiempos en un expediente o cliente no podrá ser un justificante para las horas efectivas diarias del trabajador. El registro deberá hacerse de forma diaria, independientemente del tipo de jornada que deba cumplir el empleado. Es la única descripción que la normativa ofrece, y que por ello está causando tanto debate.

 

Inspecciones de trabajo: multas y sanciones

El no cumplimiento de este registro de horas recaerá sobre la empresa, no sobre el trabajador. La Inspección de Trabajo asegura que no desea complicar la situación a aquellas empresa que cumplen con la normativa en relación a la jornada laboral de sus trabajadores, sino que busca sancionar a muchas otras que se aprovechan de la situación laboral para no contabilizar y, por tanto no abonar, muchas horas extraordinarias.

El registro de las horas extraordinarias es una medida anterior a esta, y que muchas empresas ya tienen en consideración. Sin embargo, como hemos dicho anteriormente, este registro será independiente del de las horas ordinarias del trabajador.

Las sanciones por no aplicar esta normativa son:

  • Una infracción leve con una multa de 60 a 625 euros cuando no se registre el control diario del horario laboral de los empleados.
  • Una infracción grave con multa de 626 a 6250 euros cuando no solo no se registren estos datos, sino que se demuestre que la jornada diaria se ha superado con horas extras o complementarias.

La mayoría de las empresas aún no han instalado ningún sistema de registro, sin embargo se les concederá un periodo de gracia de 2 meses a partir de la fecha vigente, es decir, a partir del 12 de mayo de 2019.

Aunque se haya concedido a las empresas este periodo, las inspecciones se realizarán desde el primer día, y la única forma de librarse de esa sanción es acreditar que la empresa está en proceso de implementar la mejor forma de realizar este registro. Si quieres leer más sobre las consecuencias de no cumplir la normativa, lee nuestro artículo: «Consecuencias del incumplimiento del registro de la jornada».

 

Y después de leer esto, ¿cómo vas a realizar este registro?

Como te hemos explicado en este artículo, hay formas muy prácticas de hacerlo. Un sistema sencillo y eficaz que evite un descontrol total en tu empresa, para evitarte así las posibles multas, que serán muchas si no se comienza a ver movimiento.

Tapify es una aplicación que puede ayudarte a solucionar esta búsqueda de la mejor opción de registro. Simple y económica, cumple exclusivamente la función que se está pidiendo: el registro de las horas de las jornadas diarias de tus empleados. ¿Quieres conocernos un poco más?

 

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